ما المقصود بتوثيق العقد؟
تشترط المادة 51 من نظام العمل أن يُكتب عقد العمل من نسختين يحتفظ كل طرف بنسخة منهما، وأضافت إليها تعديلات عام 2025 وجوب توثيقه:
«يجب أن يكتب عقد العمل من نسختين، يحتفظ كل من طرفيه بنسخة منه، ويجب توثيقه وفق الأحكام النظامية ذات الصلة وفي ضوء ما تحدده اللائحة»
من نص المادة 51 من نظام العمل كما تنشره هيئة الخبراء بمجلس الوزراء، بصيغتها الصادرة بالمرسوم الملكي (م/44) وتاريخ 8/2/1446هـ.
والنظام نفسه لا يسمّي المنصة، بل يحيل إلى اللائحة. وقد نصت المادة 18 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل على أنه «يجب على صاحب العمل توثيق عقود العاملين إلكترونياً عبر المنصة المعتمدة لدى الوزارة»، والمنصة المعتمدة لذلك هي قوى. وتصف الوزارة الخدمة بأنها تتيح للمنشأة إنشاء العقد، ثم يوافق عليه الموظف أو يرفضه أو يطلب تعديله من حسابه، وإذا وافق الطرفان عُدّ العقد موثقًا من الوزارة.
التزام قائم، لا موعد ينتهي
يستند التوثيق إلى قرار مجلس الوزراء رقم 195 وتاريخ 4/4/1443هـ، الذي أسند إلى الوزارة إدارة العلاقة التعاقدية بين المنشأة والعامل. وبناءً عليه صدر القرار الوزاري رقم 75506 وتاريخ 5/5/1444هـ، ونص بنده الأول على:
«تُلزم المنشآت بتوثيق عقود عامليها عبر منصة قوى، بدايةً من تسجيل العقد وتحديث بيانات المهن والأجور والمؤهلات إلى إنهاء أو انتهاء العلاقة التعاقدية»
القرار الوزاري رقم 75506 منشور ضمن الدليل الإجرائي لتوثيق العقود في موقع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
أي أن التوثيق يرافق العقد في كل مراحله: عند التعاقد، وعند تغيّر المهنة أو الأجر أو المؤهل، وعند انتهاء العلاقة. ويذكر الدليل الإجرائي نفسه أن العقود الموثقة في التأمينات الاجتماعية نُقلت إلى قوى في 10 يونيو 2022، وأن أي عقد بعد ذلك التاريخ يتطلب توثيقه في قوى من قبل المنشأة.
لماذا يهم التوثيق منشأتك؟
- احتساب السعوديين في نطاقات. أعلنت الوزارة أن احتساب نسب التوطين في برنامج نطاقات يستند إلى عقود العمل الموثقة إلكترونيًا عبر قوى ابتداءً من 15 أبريل 2026، وأن توثيق عقود العاملين السعوديين «يُعد شرطًا أساسيًا لاحتسابهم في نسب التوطين»، ودعت المنشآت إلى استكمال التوثيق «لضمان دقة الاحتساب وتجنب أي تأثير على تصنيف المنشأة».
- الربط مع التأمينات الاجتماعية. بحسب الدليل الإجرائي، يُرسل توثيق العقد أو تعديله أو إنهاء العلاقة التعاقدية في قوى مباشرة إلى التأمينات الاجتماعية، لتسجيل المشترك أو تحديث بياناته أو استبعاده.
- بند الأجر سندًا تنفيذيًا. العقد الموثق في قوى وفق نموذج عقد العمل الموحد التنفيذي، والذي صدر له رقم تنفيذ من مركز التوثيق بوزارة العدل، يمكن التقدم بطلب تنفيذ بند الأجر فيه عبر ناجز في حالات محددة. التفاصيل في دليل العقد الموحد والسند التنفيذي.
- وضوح الالتزامات للطرفين. يتضمن النموذج الموحد لكل نوع من أنواع العقود البيانات الأساسية وحقوق كل طرف والتزاماته (المادة 52)، ويطّلع عليها الموظف في حسابه قبل أن يوافق.
على من ينطبق؟
ينطبق على المنشآت الخاضعة لنظام العمل وعقود عامليها، فالقرار الوزاري يتحدث عن عقود «عامليها» دون تفرقة بين السعودي وغير السعودي، ويشترط النظام أن يكون عقد غير السعودي مكتوبًا ومحدد المدة (المادة 37). أما عمال الحكومة والمؤسسات العامة فتنص المادة 51 على أن قرار أو أمر التعيين يقوم عندهم مقام العقد. ولا يتناول هذا الدليل موظفي الخدمة المدنية ولا العسكريين، ولا الفئات التي تستثنيها المادة 7 من نظام العمل مثل العمالة المنزلية.