قائمة تحقق · ملف الموظف

ماذا يحتوي ملف الموظف النظامي؟

توجب اللائحة التنفيذية لنظام العمل أن يحتفظ صاحب العمل بملف عمل لكل عامل يحتوي على بياناته وعنوانه ونسخة من عقد العمل وأي شهادات أو وثائق يقدمها، إلى جانب كشوف وسجلات أخرى تخص العمال.

المراجع: المادة 17 من نظام العمل · المادتان 5 و6 من اللائحة التنفيذية النافذة منذ 19 فبراير 2025 · قائمة معلوماتية عامة، وليست تقويمًا لملف بعينه

ماذا تقول النصوص؟

تنص المادة 17 من نظام العمل على:

«على صاحب العمل أن يحتفظ في مكان العمل بالسجلات والكشوف والملفات التي تحدد ماهيتها، والبيانات التي يجب أن تتضمنها اللائحة»

من نص المادة 17 من نظام العمل كما تنشره هيئة الخبراء بمجلس الوزراء، ولم يطرأ عليها تعديل منذ صدور النظام.

وفصّلت المادة 5 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل هذه السجلات والملفات، ورقية كانت أو إلكترونية، ومنها «ملف عمل لكل عامل: يحتوي على بياناته، وعنوانه، ونسخة من عقد العمل، وأي شهادات أو وثائق يقدمها لصاحب العمل». وتضيف نصوص أخرى في النظام ولائحته عناصر ترتبط بالملف، جمعتُها في القائمة أدناه مع رقم كل مادة.

على من تنطبق؟

تنطبق على أصحاب العمل الخاضعين لنظام العمل في القطاع الخاص. ولا تتناول القائمة جهات الخدمة المدنية ولا العسكريين، ولا الفئات التي تستثنيها المادة 7 من النظام مثل العمالة المنزلية.

القائمة

ملف الموظف كما تنص عليه المصادر المنشورة

كل بند مربوط بنصه. القائمة للتوعية وتنظيم الملفات، ولا تحكم على اكتمال ملف بعينه أو على أي نزاع.

ملف العامل

محتوى الملف نفسه

  • بيانات العامل (اللائحة التنفيذية، المادة 5).
  • عنوانه، وإليه يُرسل بلاغ الجزاء بكتاب مسجل إذا امتنع العامل عن الاستلام أو كان غائبًا (المادة 72).
  • نسخة من عقد العمل، فالعقد يُكتب من نسختين يحتفظ كل طرف بنسخة منه (المادة 51).
  • ما يقدمه العامل من شهادات أو وثائق، وتُعاد إليه كلها عند انتهاء العقد (المادة 64).
عقد العمل

العقد في الملف وفي قوى

  • موثق إلكترونيًا عبر المنصة المعتمدة لدى الوزارة، وهي قوى (اللائحة التنفيذية، المادة 18).
  • وفق النموذج الموحد لنوعه، ويتضمن البيانات الأساسية وحقوق كل طرف والتزاماته (المادة 52).
  • مكتوب بالعربية، وإذا صاحبته لغة أجنبية فالنص العربي هو المعتمد (المادة 9).
  • فترة التجربة، إن وجدت، منصوص عليها صراحة ومحددة المدة، ولا يزيد مجموعها على 180 يومًا (المادة 53).
  • لغير السعودي: عقد مكتوب ومحدد المدة (المادة 37).
سجلات المنشأة

بيانات العامل في كشوف المنشأة

  • كشف أسماء العمال: المهنة والعمر والجنسية ورقم الهوية، ورقم رخصة العمل وتاريخها لغير السعوديين (اللائحة التنفيذية، المادة 5).
  • كشف الأجور: الأجر وتواريخ استلامه وما يُحسم منه وسبب الحسم (اللائحة التنفيذية، المادة 5).
  • سجل الحضور والانصراف (اللائحة التنفيذية، المادة 5).
  • سجل قيد الغرامات إن وقعت غرامة: الاسم والأجر ومقدار الغرامة وسببها وتاريخها (اللائحة التنفيذية، المادة 5).
  • جدول معلن في مكان ظاهر بمواعيد العمل وفترات الراحة ويوم الراحة الأسبوعي (المادة 17).

وتذكر المادة 5 من اللائحة التنفيذية أيضًا سجل تدريب السعوديين، وسجل الفحص الطبي في المنشآت المحتمل إصابة عمالها بالأمراض المهنية.

التأديب والأداء

إذا وقع جزاء، وتقارير الأداء

  • محضر يثبت إبلاغ العامل كتابة بما نُسب إليه واستجوابه وتحقيق دفاعه، يودع في ملفه الخاص (المادة 71).
  • قرار الجزاء مبلّغ إلى العامل كتابة (المادة 72).
  • في المنشآت العاملة باللائحة الموحدة: صحيفة جزاءات لكل عامل تُحفظ في ملف خدمته (اللائحة الموحدة، المادة 69).
  • وفي هذه المنشآت أيضًا: تقرير أداء مرة كل سنة على الأقل، يُخطر العامل بصورة منه (اللائحة الموحدة، المادتان 18 و20).
المنصات

ما يرتبط بالملف على المنصات

  • عقد ساري في قوى، تُحدَّث فيه بيانات المهنة والأجر والمؤهل عند تغيّرها (القرار الوزاري رقم 75506).
  • اشتراك العامل في التأمينات الاجتماعية، ويتم آليًا بعد توثيق العقد في قوى بحسب الدليل الإجرائي للوزارة.
  • رخصة عمل لغير السعودي (المادة 33).
  • في المنشآت العاملة باللائحة الموحدة: تأمين صحي لجميع العاملين وفق ما يقرره نظام التأمين الصحي التعاوني، واشتراك عنهم في فرع الأخطار المهنية (اللائحة الموحدة، المادة 49).
تنبيهات

ما لا يُحتفظ به، وما يُسلَّم عند الانتهاء

  • لا يحتفظ صاحب العمل بجواز سفر العامل غير السعودي أو إقامته أو بطاقة التأمين الطبي (اللائحة التنفيذية، المادة 6).
  • شهادة خدمة عند طلب العامل ودون مقابل، فيها تاريخ التحاقه وتاريخ انتهاء علاقته ومهنته وأجره الأخير (المادة 64).
  • إعادة جميع ما أودعه العامل من شهادات أو وثائق عند انتهاء العقد (المادة 64).

مثال افتراضي

المثال التالي افتراضي للتوضيح فقط. منشأة تراجع ملف أحد موظفيها بالقائمة أعلاه، فتجد بياناته ونسخة عقده، لكن عنوانه غير مسجل في الملف، ولم تُحدَّث مهنته في قوى بعد انتقاله إلى وظيفة أخرى. وفق القائمة، يُستكمل العنوان في الملف لأن المادة 72 تعتمد عليه في التبليغ، ويُحدَّث العقد في قوى لأن القرار الوزاري يشمل تحديث بيانات المهن.

مفاهيم شائعة غير دقيقة

  • «الملف الورقي هو الملف النظامي الوحيد». تقبل المادة 5 من اللائحة التنفيذية أن تكون السجلات والملفات ورقية أو إلكترونية.
  • «الاحتفاظ بجواز العامل يحمي المنشأة». توجب المادة 6 من اللائحة التنفيذية عدم الاحتفاظ بجواز السفر أو الإقامة أو بطاقة التأمين الطبي.
  • «العقد الورقي الموقّع يغني عن قوى». توجب المادة 18 من اللائحة التنفيذية توثيق العقود إلكترونيًا عبر المنصة المعتمدة لدى الوزارة.
  • «لا حاجة إلى محضر في المخالفات البسيطة». تجيز المادة 71 أن يكون الاستجواب شفاهة في المخالفات البسيطة التي لا يتعدى جزاؤها الإنذار أو الغرامة بما لا يزيد على أجر يوم واحد، لكنها تشترط إثبات ذلك في المحضر.

حدود هذه القائمة

بُنيت القائمة على النصوص المذكورة فقط، وقد تفرض أنظمة أخرى أو قرارات خاصة بنشاط معين متطلبات إضافية. والبنود المنسوبة إلى اللائحة الموحدة تخص المنشآت التي اعتمدتها. والقائمة أداة توعية وتنظيم، ولا تتضمن رأيًا في اكتمال ملف بعينه أو في أي نزاع.

مواد ذات صلة

  • المادة 17: السجلات والكشوف والملفات، وجدول مواعيد العمل.
  • المادتان 51 و52: كتابة العقد وتوثيقه ونموذجه الموحد، وشرحهما في دليل توثيق العقود في قوى.
  • المادتان 71 و72: الإجراءات قبل الجزاء التأديبي وإبلاغه.
  • المادة 64: شهادة الخدمة وإعادة الوثائق عند انتهاء العقد.
  • المادتان 12 و13: لائحة تنظيم العمل، وشرحهما في دليل لائحة تنظيم العمل الموحدة.

المصادر الرسمية

والنص العربي المنشور في هذه المصادر هو المرجع.

محتوى توعوي عام وليس استشارة قانونية. هذه قائمة عامة بمتطلبات منشورة، ولا تتناول ملفًا بعينه ولا نزاعًا. للحالات الخاصة، يُرجى التواصل مع محامٍ مرخص عبر دليل المحامين في منصة ناجز.
أسئلة شائعة

أسئلة عامة عن ملف الموظف

هل يجوز أن يكون ملف الموظف إلكترونيًا؟

نعم. تنص المادة 5 من اللائحة التنفيذية لنظام العمل على البيانات التي تتضمنها الكشوف والسجلات والملفات التي يحتفظ بها صاحب العمل في مكان العمل، سواء أكانت ورقية أم إلكترونية.

هل يحتفظ صاحب العمل بجواز سفر العامل أو إقامته؟

لا. تنص المادة 6 من اللائحة التنفيذية على أن على صاحب العمل عدم الاحتفاظ بجواز سفر العامل غير السعودي، أو إقامته، أو بطاقة التأمين الطبي.

ماذا يُسلَّم للعامل عند انتهاء العقد؟

تنص المادة 64 على أن يعطي صاحب العمل العامل، بناءً على طلبه ودون مقابل، شهادة خدمة يوضح فيها تاريخ التحاقه وتاريخ انتهاء علاقته ومهنته وأجره الأخير، وأن يعيد إليه جميع ما أودعه لديه من شهادات أو وثائق.

أين يُحفظ محضر التحقيق قبل توقيع الجزاء؟

تنص المادة 71 على ألا يُوقَّع جزاء تأديبي إلا بعد إبلاغ العامل كتابة بما نُسب إليه واستجوابه وتحقيق دفاعه، وإثبات ذلك في محضر يودع في ملفه الخاص.

هل يغني الملف الورقي والعقد الموقّع عن توثيق العقد في قوى؟

لا. تنص المادة 18 من اللائحة التنفيذية على أنه يجب على صاحب العمل توثيق عقود العاملين إلكترونيًا عبر المنصة المعتمدة لدى الوزارة، وهي منصة قوى.